Jak napisałem kilka dni temu, z przepisów dotyczących budowy programu można wyłuskać podstawowe elementy, które ma zawierać.
Niestety, czytając je wprost możemy odnieść mylne wrażenie, że jest on ubogi w treści. Na szczęście z pomocą nadchodzi Decyzja nr 65 MSW, która rozwija to zagadnienie. Program kontroli powinien określać przede wszystkim... (celowo podaję pełny tekst, mimo, że zawiera on elementy o których była mowa w ustawie, aby zebrać w jednym miejscu wszelkie wymogi).
1) Podmiot kontrolowany
Dobrym zwyczajem jest zapisać w tym miejscu zarówno nazwę podmiotu, jak i jego adres.
2) temat kontroli
Temat należy przenieść z Planu kontroli, a jeżeli kontrola realizowana jest poza planem, wpisać taki jak określono w dokumentacji przygotowującej kontrolę lub poleceniu zarządzającego.
3) cel kontroli
To jest miejsce w którym czas określić przyczyny wdrożenia kontroli, jej uzasadnienie z punktu widzenia celowości jej realizacji.
4) zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą
Wiele ułatwiło rozbicie zakresu kontroli, precyzujące, iż wydający Decyzję miał na myśli przedmiot i okres kontroli. Dzięki temu możemy uniknąć wielu interpretacji zakresu.
Przedmiot to elementy - zagadnienia, które będą podlegać badaniu, np. prawidłowość sporządzenia sprawozdania z wydatków [...], realizacja wymogów dotyczących rejestracji zdarzeń [...] etc., natomiast okres wskazuje nam jaki zakres czasu będziemy badać, np. konkretny rok, kwartał, dzień itp.
5) wyniki analizy przedkontrolnej, obejmującej w szczególności zagadnienia wymagające oceny, analizę obowiązującego w zakresie kontroli stanu prawnego oraz analizę czynników ryzyka mających wpływ na działalność podmiotu kontrolowanego
Niezwykle ważna część programu, ale niestety można spotkać programy w których traktowana jest bardzo wybiórczo, albo po prostu jest niekompletna.
Kontroler winien opierać postępowanie przede wszystkim na kryterium legalności, aby było to możliwe musi pozyskać pełną wiedzę dotyczącą obowiązujących w danym zakresie przepisów prawa oraz wszelkich wewnętrznych wytycznych, zaleceń, dyspozycji.
Doskonałym rozwiązaniem jest również zaangażowanie na etapie analizy zarówno kontrolowanego, jak i ewentualnie inne podmioty, które mogą mieć informacje dotyczące zarówno ryzyk, jak i ich czynników - w zakresie kontrolowanej działalności.
W ten sposób możliwym jest zbudowanie szerokiego i kompletnego programu, który zawierać będzie wszelkie istotne elementy.
6) wskazówki metodyczne określające sposób i techniki prowadzenia kontroli
7) kryteria kontroli stosowane w danej kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności podmiotu kontrolowanego,
Powyższe zagadnienia wymagają szerszego komentarza (szczególnie dobór próby badawczej), więc poświęcę im kolejne wpisy.
8) założenia organizacyjne, w tym termin kontroli, harmonogram działań, podział zadań pomiędzy członków zespołu kontrolnego
Tutaj już łatwiej. Musimy określić, czy kontrola będzie prowadzona w siedzibie podmiotu kontrolowanego, w jakich godzinach (urzędowania), planowany okres prowadzenia postępowania (powiązany najczęściej z okresem upoważnień do kontroli), a także - jeśli kontrolę prowadzi zespół - podział zadań.
9) wykaz aktów prawnych dotyczących przedmiotu kontroli
Tego rodzaju wykaz stanowi swego rodzaju indeks przepisów opisanych w ppkt 5 i musi z niego wynikać.
10) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów wchodzących w skład zespołu kontrolnego, ze wskazaniem kierownika zespołu
Tutaj naprawdę nie ma co komentować :-)
11) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby koordynującej kontrolę
Zagadnienie ciekawe, a jednocześnie rzadko się z niego korzysta. Najczęściej kontrolerzy pracują w komórkach ds. kontroli, więc siłą rzeczy jest w nich osoba kierująca takim zespołem, wydziałem itp., która w ramach swoich zadań nadzoruje kontrole prowadzone przez podległych kontrolerów.
Jednak istnieje możliwość dodania do działań nadzorujących kolejnej osoby, która będzie koordynować postępowanie. Moim zdaniem powinno się z tej możliwości korzystać na zasadzie stosowanej w NIK, a mianowicie w przypadku realizacji wielu kontroli o tym samym temacie, w różnych podmiotach winna zostać powołana osoba koordynująca te postępowania.
Koordynator ma wtedy możliwość pozyskiwania informacji z wszystkich postępowań i kierunkować kontrolerów splatając poszczególne informacje i dbając o powtarzalność metodyki i technik. Dzięki temu możliwym będzie opracowanie podsumowania postępowań i zdobycia wiedzy stanowiącej wartość dodaną dla całej organizacji (lub organizacji podobnych).
Co warto przypomnieć, program kontroli jest dokumentem, którego do czasu zakończenia kontroli nie udostępnia się kontrolowanemu (w przepisach poprzedzających ustawę o kontroli z programem zawsze zapoznawał się kontrolowany na etapie rozpoczęcia postępowania).
Pamiętajcie jednak o tym, że kontrolowany - na każdy etapie kontroli - ma dostęp do akt kontroli, zatem... muszą być prowadzone na bieżąco (numerowane i umieszczane w teczce/segregatorze etc.).
Komentarze
Prześlij komentarz